A contar del 30 de agosto de 2016 comenzó a regir en Chile el Convenio de la Apostilla
¿Qué es la apostilla?
La Apostilla es una certificación única que simplifica la actual cadena de legalización de documentos públicos extranjeros, modificando la forma de acreditar su autenticidad mediante un trámite único.
Los documentos emitidos en Chile para ser utilizados en un país miembro del Convenio de la Apostilla que hayan sido certificados mediante una Apostilla, deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenido sin necesidad de otro tipo de certificación. Asimismo, los documentos que ingresan Apostillados a Chile (desde los países parte del Convenio) deberán ser reconocidos sin necesitar de una certificación adicional.
¿Cómo funciona?
Las chilenos o extranjeros que busquen apostillar un documento, deberán realizar el trámite único de manera presencial en los servicios públicos involucrados. Ello implica que el actual peregrinaje que ciudadanos deben realizar por distintas reparticiones públicas nacionales y extranjeras se reducirá a un trámite único, ya sea en Chile o en el exterior.
¿Cuáles son las características de la Apostilla chilena?
Electrónica: a la Apostilla chilena es del tipo “e-Apostilla”, lo que significa que la certificación del documento será realizada a través de firma electrónica avanzada y podrá ser verificada en cuanto a su autenticidad a través de un sistema de consulta en línea.
Atención desconcentrada y descentralizada: Los usuarios podrán acudir a los cinco servicios y autoridades competentes para Apostillar sus documentos en todas las regiones del país.
Gratuita: El trámite o el ejercicio de Apostillar un documento no tendrá costo para el usuario. En ningún caso la Apostilla de un documento aumentará el costo que tiene realizar un trámite.
Consultar en cada servicio el costo de la tramitación de sus documentos.
¿Dónde se realiza?
Los usuarios podrán realizar el trámite único ante las siguientes autoridades competentes para apostillar:
Ministerio de Educación: Secretarios Regionales Ministeriales
Ministerio de Justicia: Subsecretaría de Justicia – Secretarios regionales Ministeriales
Registro Civil e Identificación: Dirección Nacional – Directores Regionales
Ministerio de Relaciones Exteriores: Dirección General de Asuntos Consulares y de Inmigración
Ministerio de Salud: Secretarios Regionales Ministeriales – Directores de Servicios de Salud – Intendente de Prestadores de Salud
¿Qué es apostillar?
Certificar un documento expedido por algún organismo oficial del mismo país, para garantizar su autenticidad en el ámbito internacional.
¿Qué es el reconocimiento de firma?
Trámite o actuación previo al apostillado, necesario en algunos casos para que un documento de naturaleza privada adquiera el carácter de público, para los efectos de la convención de la apostilla. El tipo de documento determinará el organismo competente para realizar este trámite.
¿Qué es la e-apostilla?
Es un sistema informático que permite generar Apostillas de manera electrónica y, al mismo tiempo, mantener un registro único y centralizado de las mismas, de modo tal que el destinatario del documento apostillado pueda consultar su autenticidad mediante un código de verificación.
¿En qué fecha comienza a regir en Chile?
La apostilla entrará en vigor internacional para Chile el 30 de agosto de 2016. Ello significa que, a partir de esa fecha, todos los documentos apostillados en Chile para ser utilizados en un país miembro del Convenio de la Apostilla, deberán ser reconocidos en cualquier otro país del Convenio sin necesidad de otro tipo de certificación. De igual forma, los documentos que ingresan apostillados a Chile (desde los países parte del Convenio) deberán ser igualmente reconocidos sin necesidad de una certificación adicional a contar de idéntica fecha.
¿Cuál es la vigencia de la Apostilla en un documento?
Una vez generada, la Apostilla tiene una vigencia indefinida, por lo que no caduca.
Sin embargo, es importante considerar que en algunos casos los certificados o documentos que son apostillados sí tienen fecha de vigencia (por ejemplo, aquellos emitidos vía internet por el Servicio de Registro Civil e Identificación), por lo que podría darse la situación de contar con una Apostilla vigente vinculada a un certificado o documento cuya vigencia ha expirado. En esos casos, es posible que deba gestionarse tanto la emisión de un nuevo documento o certificado como de una nueva Apostilla.
¿Qué sucede si tengo un certificado o documento que ya cuenta con una Apostilla emitida en algún país extranjero antes del 30 de agosto de 2016? ¿Puedo hacerla valer en Chile con posterioridad a esa fecha?
Como la Apostilla no caduca, si se tiene un certificado o documento que ya ha sido apostillado antes del 30 de agosto en alguno de los países miembros del Convenio de la Haya, deberá ser reconocida en Chile.
¿Quién puede realizar el trámite de la Apostilla?
La Apostilla puede ser solicitada ante la autoridad competente por cualquier persona portadora del certificado o documento cuya autenticidad se desee acreditar. Así, no es necesario que realice el trámite el titular que figura en el documento, pudiendo de este modo ser encargado a un tercero.
¿Qué documentos pueden ser apostillados en el Ministerio de Relaciones Exteriores?
El Ministerio de Relaciones Exteriores es la autoridad competente para emitir Apostillas respecto de toda clase de documentos originados en Chile, especialmente aquellos que no corresponde que sean apostillados por los Ministerios de Educación, Justicia, Salud y por el Servicio de Registro Civil e Identificación (ej. certificados previsionales).
¿Pueden apostillarse las traducciones?
Si un documento es traducido por el Departamento de Traducciones del Ministerio de Relaciones Exteriores de Chile y tiene por destino algún país miembro del Convenio de la Apostilla, dicha traducción podrá ser apostillada a solicitud del interesado. Tratándose de las traducciones oficiales al español efectuadas en algún otro país miembro del Convenio, podrán en algunos casos presentarse en Chile apostilladas. Es importante destacar que la apostilla de la traducción es independiente de la apostilla que se emite respecto del documento traducido.
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